?伝説のホワイト企業「未来工業」のマネジメントが正論すぎて頭が上がらない, 空白を埋める手立て−−カロリン・エムケ『なぜならそれは言葉にできるから 証言することと正義について』, 「やりたいことをやる」ためのオルタナティブな働き方 ――竹田信弥著『めんどくさい本屋 100年先まで続ける道』（本の種出版）, Vlookup関数とエラー「#N/A」の回避方法を伝授！人材管理に役立つExcel Vlookup術［vol.1］, MATCH関数とVLOOKUP関数の合わせ技！人材管理に役立つEXCEL VLOOKUP術［vol.2］, INDEX関数とVLOOKUP関数を組み合わせて昇給額を算出！EXCEL VLOOKUP術［Vol.3］, VLOOKUP関数で同一の検索値が複数ある場合のデータ抽出術！EXCEL VLOOKUP術［Vol.4］前編, 重複する検索値はCOUNTIF関数で個別化しよう！EXCEL VLOOKUP術［Vol.4］後編, VLOOKUP、COUNTIF、MATCH関数を使って勤務管理を効率化！EXCEL VLOOKUP術［Vol.5］. ・VLOOKUP関数で同一の検索値が複数ある場合のデータ抽出術！EXCEL VLOOKUP術［Vol.4］前編 ・Vlookup関数とエラー「#N/A」の回避方法を伝授！人材管理に役立つExcel Vlookup術［vol.1］ エクセルは、顧客管理や住所録、商品管理などの膨大な情報をデータベースで効率よく管理します。データベースは、一行に一件の情報を管理します。列の同じ項目のデータを1行ごと入力している一覧表になります。今回はデータベースの作り方や便利技を解説します。 ・INDEX関数とVLOOKUP関数を組み合わせて昇給額を算出！EXCEL VLOOKUP術［Vol.3］ ・MATCH関数とVLOOKUP関数の合わせ技！人材管理に役立つEXCEL VLOOKUP術［vol.2］ ・VLOOKUP、COUNTIF、MATCH関数を使って勤務管理を効率化！EXCEL VLOOKUP術［Vol.5］. 従業員名簿の管理は会社運営の基本. 従業員名簿の運用は会社経営には欠かすことができません。労働基準法によって、賃金台帳、出勤簿とともに作成が義務付けられており、不備がある場合は是正勧告が出され、30万円以下の罰金が科されるケースもあります。 社員名簿に必要な管理項目は、どのテンプレートもほぼ同じです。しかし、業務形態にあわせて基本管理項目以外にも人事評価や資格免許証の有効期限など様々な管理項目が必要です。 自社にあったテンプレートを見つけるのは大変困難なことです。 もはや日常的なコミュニケーション手段となったLINE。同サービスの「スタンプ」は、言葉では伝えられない感情の機微を表現する手段として重宝され、サービスの象徴ともなっています。そんなLINEスタンプにおいて、2016年に「72歳のおじいちゃんがつくった... =CONCATENATE(‘シート2′!B2,’シート2′!C2,’シート2′!D2,’シート2′!E2), 【TODAY関数・DATEDIF関数・CONCATENATE関数】エクセル関数を使った社員名簿・社員台帳の作り方, 炎上させないのは意外と簡単！？ 虚構新聞に学ぶ、炎上とフェイクニュースが蔓延る時代に必要なネットリテラシー, 【前編】「楽しんで作れるチームでいたい。それはずっと変わらない」ISSA（DA PUMP）, 10歳で家を出され、57歳で原付日本一周の旅へ。激安ワンコイン食堂を切り盛りする「はっちゃん」の経営哲学とは？, ホウレンソウ禁止! 社員台帳をExcelで作ろう。そう思ってインターネットで検索すると、社員台帳用の無料のテンプレートが多く見つかります。しかし、使っていくうちに「もっとこうできればいいのに」、「この項目は必要無いな」と不便に感じることも出てくることでしょう。 Excel を使ってデータを管理する仕組みができたなら、次は、データを連携（リレーショナル）して、さらに効率よくシステムを構築しましょう。, データベースを管理するなら、エクセル（Excel）よりアクセス（Access）が適しています。Access は、顧客管理や伝票処理などの業務を関連付けて効率化することが出来ます。, しかし、「Accessは難しくて覚えきれない」と思っている方に「カードボックス BARI」をご提案いたします。, ユーザーの方は次のような理由で、「カードボックス BARI」を選択して頂いています。, Excel は、手軽な表形式アプリ、Access は、リレーショナルデータベースアプリ、この2つのアプリを連携して使うことで、データベースを大変効率良く使うことができます。, このページでは、Access のデータを Excel に出力して、自由にデータを加工する方法について説明します。, カードボックス BARI は、Excel と Access の連携機能として Excel ファイルへの［差込印刷］機能があります。, Access データベースのデータを 下のような Excel ファイルに差し込みます。, 印刷書式を編集するには、Access のレポート機能を編集しなくても、手軽に Excel の書式を編集するだけで印刷レイアウトを変更することができます。, Excel の シートには、項目番号を［$項目01$］［$項目02$］と記入してください、そのセルにデータベースの値が、差し込まれます。, 社員名簿に必要な管理項目は、どのテンプレートもほぼ同じです。しかし、業務形態にあわせて基本管理項目以外にも人事評価や資格免許証の有効期限など様々な管理項目が必要です。, 自社にあったテンプレートを見つけるのは大変困難なことです。このようなデータを管理するのに自由に項目設定できる Microsoft Access データベースが便利です。, Microsoft Access の基本機能をメニュー化したアプリケーション「カードボックスBARI」で簡単に作成できます。. ・重複する検索値はCOUNTIF関数で個別化しよう！EXCEL VLOOKUP術［Vol.4］後編 エクセル名簿でjpeg写真をセルに張っています。 他シートでその人のidを入力すれば、写真を表示させるような参照したいのですが、もちろん、vlookup関数ではできませんよね。 そのようなことは可能でしょうか？ 可能ならばどのようにやれ データの整理と活用法を知っておこうここでは、エクセルの表を「データベース」として利用するテクニックを紹介していきます。エクセルは計算用のソフトと思われがちですが、住所録や顧客名簿など、データを扱う目的にも利用できます。大量のデータを簡単に整 データベースを管理するなら、エクセル（Excel）よりアクセス（Access）が適しています。, Access は、顧客管理や伝票処理などの業務を関連付けて効率化することが出来ます。. 社員台帳をExcelで作ろう。そう思ってインターネットで検索すると、社員台帳用の無料のテンプレートが多く見つかります。しかし、使っていくうちに「もっとこうできればいいのに」、「この項目は必要無いな」と不便に感じることも出てくることでしょう。それなら最初から全て自分で作った方が、その後の加工がスムーズになりますね。, 今回はTODAY、DATEDIF、CONCATENATEといったエクセル関数を使った社員台帳の作り方をご紹介します。, このデータを元に、年齢や勤務年数、住所について関数を使って入力していきます。完成までの手順は以下のようになっています。, 「いつからいつまで」という期間を表示させるためには、2つの日時を設定しなければいけません。この後、DATEDIF関数を使って入力する年齢、勤務年数に必要な情報となります。「いつから」の部分ですが、こちらは年齢は各社員の誕生日、勤務年数は各社員の入社日が該当し、「いつまで」の部分は現在の日付が該当します。, この現在の日付ですが、シートに記入された日付も毎日変更されていくのが理想です。その設定を可能にするのが、TODAY関数です。, このTODAY関数でToday(今日)の日付が入力されますが、この時の注意点は( )を必ず入力すること、パソコンの日付からTODAY関数が日付を表示させるため、パソコンの日付設定を合わせておくことの2点です。, 基準日となる今日現在の日付を表示させることができました。次は、各社員の年齢を入力していきましょう。, DATEDIF関数を使い、各社員の生年月日から年齢を求めます。入力方法は以下のようになっています。, 最後に入力する「単位」の部分は、期間内の「年」「月」「日」のどれかが当てはまります。今回、ここで入れるのは年齢のため「年＝Year」を表す「Y」を使います。ここでは使いませんが、その他は、月は「Month＝M」、日は「Day＝D」という形になります。, 先程は年齢の入力であったため、単位は「年」だけでした。今度は勤務年数を「年、月」と2つの単位で表示させます。, =DATEDIF(G4,$F$1,”Y”)&”年”&DATEDIF(G4,$F$1,”YM”) &”ヶ月”, 「Y」で勤務年数を、「YM」という単位で1年未満の勤務月数を表示させます。年齢は数字のみを表示させていますが、勤務年数は「○年×ヶ月」と表示させるため、それぞれの関数の後に&”年（ヶ月）”を加えることで反映させます。, 最後に、CONCATENATE関数で複数のセルに分けて入力されている住所を1つのセルにまとめます。, ここでは、社員台帳とは別のシートに作られた住所録を使います。郵便番号、都道府県、より詳しい番地がそれぞれ別のセルに入力されています。, CONCATENATE関数、繋げて表示させたいセルをコンマで区切ります。2枚目のシートに住所録があるため、「’シート2’!セル番号」と入力していきましょう。, 社員台帳の住所のセルに、住所に関するデータが続けて表示されるようになりました。こうすることで、Excel以外のアプリケーションで住所のデータを使おうとした時にも関数で求められた値をコピーして文字列として貼り付けることができます。, 今回はTODAY、DATEDIF、CONCATENATEといった関数を使った社員台帳の作り方をご紹介しました。このようにして完成したエクセルの社員台帳について、更にVlookup関数を使えば社員データの管理が簡単になりますね。, ■Excel活用術バックナンバー Copyright © 2014-2020 中小企業家スタジアム, All rights reserved. 組織運営の三大要素とされる「ヒト、モノ、カネ」のうち、最も重要な要素ともいえる“ヒト”を会社内で活かすためには、従業員に関する情報の管理は欠かせない業務となります。人材資源を有効活用するために、まずは従業員名簿の管理方法を見直してみることをおすすめします。, 従業員名簿の運用は会社経営には欠かすことができません。労働基準法によって、賃金台帳、出勤簿とともに作成が義務付けられており、不備がある場合は是正勧告が出され、30万円以下の罰金が科されるケースもあります。, 名簿には、日雇い労働者を除く全従業員に関する情報を記載しなければなりません。パートやアルバイトも対象となります。個人事業主であっても、従業員を雇い入れていれば、従業員名簿の作成が必要となります。 従業員名簿には、労働基準法によって、, などを記載し、データベース化しておけば、従業員名簿は従業員を適材適所に配置する際の重要なツールにもなります。会社や部署の特色次第でアレンジは自由です。, 経営者や人事担当者が、従業員全員の素性や経歴、能力などを把握することは、従業員数が多ければ多いほど困難です。従業員名簿を整備し、活用することは人材管理において大きな意義を持つといえるでしょう。, 事業拡大による人員増加、統合やグループ再編にともなう組織拡大などに際しても、早い段階での従業員名簿の整備は不可欠です。会社の成長とともに情報管理が煩雑になったり、不透明になったりすることがないよう、まずは現状の確認をしてみることをおすすめします。, かつて従業員名簿と言えば、紙文書の形式で作成されていましたが、現在はパソコンでデータベース化して、効率的に管理するのが主流です。, 情報の更新や追加に素早く対応できるのも、データベースの強みです。従業員の退職日(または解雇日)から3年間の情報保管や、支店や事業所ごとの名簿作成が法律によって義務付けられていますが、パソコンでの作業であれば比較的簡単に対応できます。, データベース化にあたっては、表計算ソフトを使用する方法や、専用のパッケージソフトを使う方法に加え、最近ではオンラインソフトを使用してクラウド上にデータを保存する会社も増えています。いずれの場合でも、不測の事態に備えて確実にバックアップを取り、必要に応じてプリントアウトできる状況を整えておきましょう。, データベース化された従業員名簿を使えば、条件を指定して該当する従業員を検索することも容易です。業務上の目標や、評価者からのフィードバック内容などを入力することで、成長度合いや目標達成度の確認に役立てることも可能です。, 専用ソフトを使用していれば、勤怠管理と連動させることによって、簡単に給与計算を行うこともできます。年末調整に対応しているソフトも数多く存在しており、経理部門の負担の軽減にもつながります。また、継続的に勤怠状況を記録していくことで“働き過ぎ”をチェックして、従業員の健康維持に役立てることもできるでしょう。, 法令改正によって税率や保険料率が変動した時もスムーズに対応可能です。オンラインソフトであれば自動的に変更内容がデータに反映されるケースが多いため、手動でアップデートを行う手間も省けます。, 従業員名簿は個人情報の塊です。個人情報保護法の観点からも、万全なセキュリティ対策を行うことが従業員名簿をデータベース化して管理する上での最大の課題だといえるでしょう。「情報を閲覧できるのは誰か」「情報を更新できるのは誰か」といったアクセス権限の設定をシステム管理者が正しく行い、情報漏洩を避けなければなりません。, データベースの管理者用アカウントを付与された従業員が退職した場合は、速やかに情報へのアクセス権限を取り消す必要もあります。配置転換によって立場が変わった場合も、アクセス権限を維持するのかを検討し、適切な処置を取ってください。かつて使用されていたアカウントが休眠状態になっている場合も、放置しないように気をつけましょう。, 従業員名簿の不正利用を防ぐためには、アクセスログを残すことも重要です。誰がいつ情報を閲覧したのか、誰がどの情報を更新したのかなどを常時記録することで、不正アクセスを防ぎ、問題発覚時にも原因を特定しやすくなります。, 人事部門やシステム部門の対応が不十分であるため、必要に迫られた部署が独自の名簿を作成していくケースもありますが、これは好ましくありません。情報が均一化されないばかりか、セキュリティ対策が考慮されていない場合、情報漏洩事故のリスクが高まります。従業員名簿の整備は、情報の一元管理を意識した全社共通のフォーマットを使用し、セキュリティ管理を重視した環境下で行われるべきです。, 従業員名簿の管理は人事部門だけの仕事ではなく、システム部門との連携が不可欠です。従業員名簿を整備し、適切に運用することで、会社にとって最大のリソースでもある人材資源を最大限活用できるように心がけていきましょう。, 人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。.
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