Copyright© BIZSEEZ , 2020 All Rights Reserved. 仕事では誰もがミスを起こす可能性があります。企業では、仕事上で大きなミスを起こしたり社内または社外でトラブルが起きた時にそのトラブルの終始を報告する『顛末書』という書類を提出します。この記事では、顛末書の書き方や始末書との違いもご紹介いたします。, 記事に記載されている内容は2018年08月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, 顛末書とは、仕事上のミスやトラブルなど不規則な事が起こった時に必要になる書類です。社内の人間や取引先に事の一部始終を正確に伝えるため、また、再発を防ぐ方法などを説明して相手に理解を求めるために作成します。基本的にはトラブルが起きた後、上司などに提出を求められる形で書く事が多いですが、自分のミスで周りに迷惑かけてしまった場合など自ら進んで書くケースもあります。, 同じような書類に「始末書」というものがあります。こちらも「顛末書」同様、仕事上のトラブルが起きた際に必要になる書類ですが、「顛末書」と「始末書」では役割が少し違います。「顛末書」は先ほど説明したようにトラブルの一部始終を正確に伝える必要があるため、ある種客観的な報告書のような性質を持っています。対して「始末書」は、ミスを起こした当人による謝意の表明、反省文のような性質を持ちます。このように役割が違うため、トラブルが起きた際は「顛末書」「始末書」両方の提出を求められる事もあります。性質の違いを理解し、それぞれどこに主眼を置いて書けばいいのか理解しておきましょう。, 顛末書を作成する際は、提出先を意識するようにしましょう。具体的には、社内に提出するのか社外に提出するのかのどちらかです。顛末書の目的は共に、トラブルの原因や今後の対応を詳細に伝える事ですが、社外に提出する場合は会社の信用にも関わってくるのでより慎重に書かなくてはなりません。, 社内用顛末書の宛先は社長にする事が多いです。実務上の最高責任者である社長にトラブルの詳細を把握してもらえれば、会社としての姿勢を示しやすくなります。しかし、場合によっては別の役職の人物への提出を求められる事もあるので、指示に従いましょう。, 書類の作成の始めは、行の中央に「顛末書」というタイトルを書き、顛末書を作成した日付と作成者自身の名前を添えて作成しましょう。また、タイトルは何の書類であるのかを明確にするため、作成日と作成者の名前は、時系列やどの視点で書かれたものかをハッキリとさせるために役立ちます。他に、関連部署の責任者の名前を求められる事がありますが、その場合は指示に従いましょう。, これまでは形式上の書き方でしたが、この項目では内容の書き方についてご紹介いたします。5W1Hとは、情報をわかりやすく正確に伝えるために必要な要素を表現した単語です。下記にかかれている、この6つの要素を意識して顛末書を書くようにすれば、トラブルの全容を正確に伝えられます。また、自分の中での理解も深まりますので、書きやすさがアップするでしょう。, 注意すべきはどの順番で5W1Hの要素を織り込むべきかという事ですが、基本的には上記のとおりの順番で構いません。「いつ」「どこで」はそれほど重要ではありませんが、情報を整理する役目を担っているので、最初に示しておけばその先を想像しやすくなります。次に「誰が」「何を」を書きます。これは結論の部分です。結論の先に「なぜ」「どのように」が来てしまうと、相手は何が起きたのかを自分で補完しなくてはなりませんので、負担になってしまいます。最後に「なぜ」「どのように」を持ってきましょう。なぜ起きたのかについてや、どのような状況なのかを説明するまとめのような部分です。, また、仕事上では、この5w1Hの順番をあえて崩した方が伝わりやすい場面もあります。例えば、プレゼンをする場合は「何を」を最初に持ってきた方が効果的です。しかし、顛末書はすでに起こってしまった事を説明する書類なので、この順番の方が伝わりやすいでしょう。, 内容を確認して問題ないと判断したら名前の横に押印をしましょう。また、責任者の名前を書いている場合、その責任者の押印ももらいましょう。日本において押印は、書類の信頼性を高めてくれる大切な書類の1つです。必ず押すようにしましょう。これで顛末書は完成です。, 顛末書を上では、当たり前の話ですが、事実と違う内容を顛末書に書く事は絶対にしてはいけません。会社からの信頼を失うばかりか、新たなトラブルを生んでしまう可能性があります。自分のしてしまったことが責任が重大でも、怖がらずに正直に書きましょう。, 先ほど説明したように、社内提出用でも社外提出用でも目的は同じです。しかし、社外に提出する場合は社内用と違った注意が必要になります。続いては、社外に提出する用の顛末書の書き方についてご紹介いたします。, 社外に提出する場合、宛先は提出先の会社の社長である場合が多いですが、必ず上司に確認を取っておきましょう。間違った宛先はそれだけで失礼になりますし、ただでさえトラブルがあった後なので、会社の信用を大きく落としてしまいます。, 通常、社外文書を作成する場合には時候の挨拶に気を使いますが、顛末書では時候の挨拶は不要です。あくまで顛末書など、目的はトラブルの内容を詳細に伝える事です。読み手は、顛末書というタイトルを見た時点で内容の把握を最優先と考えます。そんな時に長々と「ますますのご発展～」などと並べられてはたまりません。, 顛末書には基本的には謝罪の言葉は必要ありませんが、社外に提出する場合は「お詫び申し上げます」程度の一文は入れておきましょう。顛末書で反省の意を示す事は、今後の関係を円滑にするのに役立ちます。, 顛末書は基本的にパソコンで作成しても問題ありません。しかし、顛末書は会社の就業規則やフォーマットなどによって異なってきますので、会社からの指示あればそれに従いましょう。また、自分のミスに責任を感じ、誠意を伝えたいという思いが強ければ手書きで作成するのもまた一つです。, また、手書きとパソコンを比較すれば、手書きの方が時間や手間がかかるというのは共通認識としてあります。つまり、顛末書を読む側は「時間をかけて丁寧に作成してくれた」と書いた側の人となり、顛末書を書いた人をポジティブに捉えてくれます。もし、手書きで顛末書を作成する事になった場合には、以下の点に注意しましょう。・顛末書には、間違えた所に修正液をなるべく使わないようにします。もし、間違えたら新しい紙で書き直しましょう。・誰が読んでも認識できるような、読みやすい丁寧な字を心がけるようにしましょう。・改行は3~4行ごとにするとバランスがよくなり、読みやすくなります。, 顛末書の意味や書き方のポイントがおさえられたら、実際に顛末書を書いていきましょう。顛末書は、先ほどもご紹介しましたように5W1H（いつ・どこで・だれが・なにを・どのように）に沿って書いていくのがコツです。この項目では、顛末書の例文を社内用と社外用それぞれご紹介いたします。, 社内用の顛末書を書く時のポイントを表にしてみました。それぞれの項目ごとに例文を設けましたので、ぜひ参考にしてみてください。社内用の顛末書を書くコツは、具体的に誰がいつどのようになぜそうなったのかを明確にすることです。また、例文はパソコンで作成することを想定していますが、フォーマットとしては手書きも下記の書き方で問題ありません。, 続いては、社外用に提出する顛末書の例文です。社外用の顛末書は、社内用とは違い、序文には挨拶の文章を入れるのがポイントです。社外用の顛末書もトラブルの内容をわかりやすく説明することが大切ですので、読む人の観点で作成していきましょう。, 顛末書をパソコンの文書作成ソフトなどで作成する場合、顛末書のフォーマットテンプレートを使うと大変便利です。また、顛末書のフォーマットテンプレートは一般的に使えるフォーマットが多く、無料でダウンロードしてくることができます。使い方はとても簡単で○などサンプルが書かれたところを書き換えるだけで完成します。しかし、企業によっては企業独自のフォーマットがあることも可能性としてはありますので、フォーマットが決まっているのであれば企業の顛末書フォーマットに従いましょう。, 顛末書を作成するとしても、用紙はどんな物がいいのでしょうか。パソコンで作成するにしても、手書きで作成するのでも顛末書は書類ですので、用紙での提出が必要となります。続いては、顛末書に適した用紙をご紹介します。, パソコンで顛末書を作成する時の用紙は、コピー用紙よりも少し厚手の上質普通紙がおすすめです。オフィス用のコピー用紙は、大量の印刷が目的ですので、コストを下げられている分薄いです。提出する顛末書を丁寧な書類にしたいのであれば、上質な普通紙を選ぶと、読み手側の印象はよくなるでしょう。, 手書きで顛末書を作成する場合は、無地の普通紙ではバランスよく書けませんし、あまり見栄えがよくありません。手書きで顛末書を作成する時の用紙は、罫線が入った手紙用やレポート用紙がおすすめです。罫線が入っていれば改行もバランスよく入れやすく、まっすぐに字が書けますので気持ちよ書くことができますので、手書きで顛末書を作成する場合は罫線入りのほうがいいでしょう。もちろん、手書きの顛末書は、手紙用の用紙でもいいですが、手紙用を選ぶ時はあまり模様が入っていないデザインを選ぶのがコツです。, 顛末書を紛失してしまった場合で、紛失した日に提出だった場合はどうしたらいいのでしょうか。この項目では、顛末書を紛失してしまった場合の対処方法についてみていきましょう。また、紛失した備品や機械などを報告する場合の顛末書の作成についてもご紹介いたします。, 社内や社外の備品を紛失してしまった場合でも、顛末書を書くことがあります。紛失してしまった原因が自分であった場合は、始末書も一緒に提出しなければならない企業もあります。社内や社外の備品や機械のトラブルなどがあった場合は、顛末書とあわせて、始末書も一緒に提出するのかを勤務先に確認しておきましょう。, 顛末書を紛失してしまった場合は、上司や取引先に連絡をすることが大切です。顛末書の書類を紛失してしまった旨を上司か、顛末書を提出する先の企業に報告し、謝罪しましょう。もし、顛末書の提出期限が決められているようであれば、その日までに作成しましょう。, 作成した顛末書を作成したのに紛失してしまったという場合は、もう顛末書を一度作成しましょう。顛末書を紛失した時はあわてずにパソコンであれば、データで再制作し、手書きの顛末書であれば書き直しましょう。顛末書を紛失するというのは、なかなかないミスですが万が一のことを考えて、顛末書をもう一通作成しておくのも紛失した時の対策となります。, いかがでしたでしょうか。今回は、顛末書の書き方や始末書との違い、顛末書を手書きで作成する場合など、顛末書に関するノウハウをご紹介いたしました。顛末書は、社内と社外で起こったトラブルの一部終始を報告するための書類です。日頃から仕事で顛末書を書くようなトラブルがないように気をつけましょう。しかし、中には想定しないのに起こってしまうトラブルもありますので、社内や社外で偶然起きてしまったトラブルに関しても、隠さずにきちんと顛末書を作成して報告するようにしましょう。また、自分で犯してしまったミスに関しては始末書になりますので、始末書と間違えないように作成することが大切です。, ドライバーへの転職をお考えの方は、好条件求人が多いドライバー専門の転職サービス『はこジョブ』へ！, 稼げないタクシー運転手には特徴があります。効率よく車を回したり、顧客の立場に立った接客ができなければ稼げるタクシードライバーになることができません。また、自分の普段の作業を振り返ることで稼げない原因を突き止めることができます。, バッテリーは、電気を蓄えるもので中にはバッテリー液と言う液体が入っています。バッテリー液は、自然と少なくなってしまい最後には性能を発揮することができなくなります。また、バッテリー液が無くなってしまうと火災などの原因となりますので注意が必要です。, ドライバーの身だしなみについて解説しています。ドライバーが気を付けるべき身だしなみのポイントや身だしなみ以外に気を付けるべき点についても説明しています。ドライバーのどのような身だしなみや態度がお客様にいい印象を与えることができるのかヒントを得られるでしょう。, エンジンオイルの漏れが気になることはありませんか？こちらでは、エンジンオイルの漏れによる影響を7つご紹介していきます。エンジンオイル漏れの対処法や費用が気になるという方は、ぜひご覧ください。車のオイル漏れについて理解を深めてみましょう。, キャッシュレスで便利なタクシーチケットはお客様の交通費などに使われるイメージですが、個人で利用可能です。個人で利用すると交通の管理などに便利です。今回はタクシーチケットの購入方法や購入の際の注意点についてご紹介します。タクシーチケット購入の参考にしてください, 車が好きで運転が得意で地理にも詳しい人なら、希望する職種に「運転手」を思い浮かべるでしょう。ただし「運転手」といってもその種類はさまざまです。ここでは「役員運転手」という職種に焦点を当て、役員運転手を目指す人に必要な資質や心得について考えていきましょう。, この度は、○○支所で発生しました○○の件で調査いたしました。その結果として、○○の原因究明と再発防止の対策を講じましたので、下記の通りご報告申し上げます。, 株式会社○○○住所：東京都○○市○○4-△-05電話番号：03-△△-334●●課●●部 田中例太郎, 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。この度は●月●日に起きました、●●のトラブルの件で多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。, 当社にて原因の調査をしましたところ、●●が判明いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。, 略式ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。.
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