休暇のお知らせメールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社外に宛てるときの年末年始・ゴールデンウィーク・夏季休業・臨時休業のお知らせメールの文例も紹介するので参考にしてください … If any urgent approvals are needed for my budget centers, please forward directly to John Doe. Responses will be delayed during this time. こちらにチェックを入れ、期間を範囲指定すると、その期間にメールをくれた人に対し一度だけ、不在通知メールを自動返信します。 ③差出人に一度だけ自動応答する文字列 . こんにちは！リクルーティング・パートナーズ株式会社Indeed運用チームのりんたろうです。, 採用活動をしているなかで、どうしても出てくるのが「不採用者」。 採用難の昨今、数ある企業の中から自社を選んでくれた方に不採用通知を送るのは、あまり気が進まないですよね……。, 私も前職で採用を担当した際に、不採用通知を郵送した経験があります。 面接で色々とお話をさせていただいた身としては、不採用通知を送るというのは本当に心苦しかった思い出があります…。, さて、今回は、誰もが悩んでしまうであろう不採用通知についてまとめてみたいと思います。, ↓応募者へのメール対応について、詳しく解説した記事ができました。 連絡〜内定までのフローも図解していますので、あわせてご覧くださいね。, の大きく二つがあるかと思います。 応募者側のことを考えると、その後の就職・転職活動に影響が及ばないように不採用の場合もしっかりと通知をする必要があります。 とはいえ、「忙しくていちいち対応してられないよ」と思われる方もいらっしゃるかと思います。そんな場合は、このページの後半に記載しているテンプレートの活用をおすすめします。テンプレートに従ってメールを送るだけであれば、人事担当以外のメンバーにも任せられるかと思います。, 通知を送るひと手間が、応募者にとっての印象を良くします。その人が顧客になるなど、思いもよらぬ良い形で返ってくるかもしれませんので、ぜひとも不合格者の方にも通知を送っていただきたいです。, 前職のでは、電話もしくは郵送という形で不採用通知を行っておりました。個人的にはお電話でお伝えすることに引け目というか、気まずさのようなものを感じ、ほぼほぼ郵送で通知していました。, ところが、20代の方たちの中では郵送やお電話ではなく、メールで通知されるものという印象が強いようです。いつでも確認ができ、双方に履歴の残るメールが現代の主流です。, そこで、不採用通知メール作成にあたっての注意点をいくつかご紹介させていただきます。, 求職者の見落としを防ぐために、下記のような選考結果通知であることを強調した件名をつけましょう。, 不採用通知の雛形（テンプレート）で都度必ず変更しないといけないのは、日にちと求職者名かと思います。, 確かに、「貴殿」などの個人によらない表現を使えば手間は省けます。 しかし、「いかにもテンプレートを使って書きました」といった、あまり良くない印象を受けます…。文頭の宛名だけでも、一人一人の名前をきちんと表記する方がベターです。, ミスを防ぐため、雛形メールの作成時には、変更しないといけない箇所は●や△といった記号にしておくのがおすすめです。, 個人情報の取扱いがシビアな現代。 求職者のなかには、履歴書などで送付した個人情報の扱いを気にする方も多いです。 メール末尾には「お預かりした応募書類は、弊社にて責任を持って破棄させていただきます」といった文章を必ずつけましょう。, 企業様ごとに取扱いに関してルールがあるかと思いますので、自社の方針に従い文面を修正いただけると幸いです。, それでは、最後に雛形としてご利用OKな、採用通知メールの例文を3つご紹介させていただきたいと思います。, 株式会社○○採用担当の△△と申します。 この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。, さて、選考結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせて頂くこととなりました。 ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。 ●●様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。, 尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。, 株式会社○○採用担当の△△でございます。 この度は、数多くの企業から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。 また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労頂き、重ねてお礼申し上げます。, ●●様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、 誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました。, なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。, ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、●様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。, 株式会社○○、採用担当の△△でございます。 このたびは、●職の採用にご応募いただき誠にありがとうございます。, 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。, 多数の企業の中から弊社にご応募いただいたことに感謝するとともに、●●様のますますのご活躍をお祈りいたします。, 採用難の時代とはいえ、応募者全員を採用することは不可能ですよね。 不採用通知メールを送る際には求職者の今後も踏まえたうえで、思いやりのあるひと手間を加えてあげましょう。, リクルーティング・パートナーズ株式会社はインディードの掲載から掲載後のフォローまで、すべてお任せ頂けます。ご不明な点、採用やIndeed運用に関するお悩み等ございましたら、お気軽にお問い合わせください！ もしくはTELでお気軽に！, 特に、 九州（福岡・佐賀・熊本・大分・長崎・宮崎・鹿児島・沖縄）での実績多数！エリア特性に応じたきめ細かな運用を得意としています。, 当リクパーマーケティングブログにご訪問いただいた皆さまへ、弊社でのIndeed運用事例とお役立ちデータをまとめた資料をプレゼント中です。, 上記のダウンロードフォームに必要事項を入力するだけで、無料で資料をダウンロードいただけます。, ここでしか手に入らない、プロオリジナルのノウハウ資料です。ぜひ貴社のIndeed運用にご活用ください！, 「九州発の人材プロフェッショナルファーム」リクルーティング・パートナーズ株式会社（通称：リクパー）でIndeedの運用を担当。リクパー最年少のディレクターです。 前職はパーソナルトレーナー。年上の女性（お客さん）からワインと花束を毎年頂いていました。チャラいわけではないですよ。好きなお鍋はもつ鍋。気温が低くなってくると毎日おこたでお鍋を食べたくなってしまう日本独自のあの気持ちに名前を付けたい今日この頃です...。, 本ブログは「九州発の人材プロフェッショナルファーム」リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称：リクパー)でクライアントの採用マーケティング支援を行っているチームが運営しています。オウンドメディアリクルーティングを軸とした採用×Webマーケティングによる人材調達支援が専門領域です。, 企業の第一印象を左右する「メールでの対応」。「何回まで連絡とっていいの？」「応募が来てから連絡するまでの時間はどれくらい空ける？」など、ついつい気になってしまいますよね。ここでは、求職者とのやり取りについてよくいただくご質問にお答えします。, 面接日程連絡？不採用通知？これで完璧！応募者へ送信するメールの書き方（コピペで使える雛形つき）, Indeedで求人票を掲載していると、応募者とメールでやりとりするという場面に遭遇しますよね？「どのような文章をメールしたら良いの？」「どのような流れで面接対応したら良いの？」など、わからないことも多いでしょう。今回はそんなご担当者様向けに, ※面接時までに求職者の正しいメールアドレスを控えておくことが必須になります。メールアドレスをしっかりと確認したうえで、面接終了時に, アルバイト面接で大切なのは、求職者と企業がお互いのことをきちんと知ること。どうしてもパワーバランスが偏ってしまいがちな面接では、問いかけや質問の順序を工夫することで「対話」を作り出しましょう。効果的な質問のしかたをご紹介します。, アルバイト経験豊富な現役大学生が、求職者目線でバイト面接の必須項目を解説します！アルバイト採用にお困りの企業様、採用できてもすぐ辞めてしまうとお悩みの方、原因は面接時の確認不足にあるかもしれません。ポイントを押さえて貴社に合う人材を見極めま, Web上で気になる求人を見つけたら、もう少しその仕事や会社について調べてみたくなりますよね？求職者がそう思ったとき、求職者が求める情報をしっかりと与えられるような、会社の紹介をするツールを持っている企業様はどれくらいいらっしゃるでしょうか？今回は、在宅勤務でも取り入れられる「会社紹介ブログ」についてご紹介していきます。, 上手に使えば必ず良い人材に出会える人材紹介サービス。今回は「人材紹介サービス」を利用するメリット・デメリットに加え、その役割やポイントについて簡単にご紹介します。「高そう」「ウチはそんな高度な採用手法は選ぶほどじゃない」と敬遠されている方、この記事を読めばそのイメージが変わるかもしれません。, 新型コロナウイルスの影響で合説（合同説明会）や就活イベント、インターンといった「企業と就活生が出会う機会」が失われてしまっています。＜そもそもどんな企業があるかわからない＞＜”自分に合う企業”なんて見つかるのかな…？＞という就活生からの声をうけ、採用動画をまとめて見られるサイトをオープンしました。, 【Indeedの審査が厳格化】求人がいつの間にか非掲載に！？その原因と対処法を教えます！, 【Indeed運用事例】Indeedを使って、「養豚スタッフ」という珍しい職種での採用に成功！, 【Indeed運用事例】60店舗分の求人を一括管理！店舗ごとの予算・単価の設定で採用コスト削減に成功！. 訳）来週の7月5日から7月7日、休暇をとる予定です。もし私の予算センターから緊急の承認が必要でしたら、ジョン・ドーに直接メールしてください。. Copyright © 2020 Indeedのプロフェッショナルが執筆！「リクパーマーケティングブログ」 All Rights Reserved. 訳）7/29から休暇いただいております。7/20に戻る予定です。不在中はメールもボイスメールも確認できません。. I am out of the office for vacation starting 7/29 and will return on 8/08. 訳）8月22日から9月2日の期間、休暇をとる予定です。9/3月曜日にオフィスに戻ります。この期間お手伝いが必要でしたら、123-456-7891のジョン・ドーとコンタクトしてください。不在中はメールもボイスメールも確認できません。. 訳）9/26(水)から10/3(水)まで、オフィスを不在にしております。私からの返信は遅れがちとなるでしょう。急用の際は、ジョン・ドーに連絡ください。. I will be back in the office on Monday 9/3. 佐川急便を騙る不在通知のSMS（ショートメール）は詐欺なので絶対にリンクを開いてはいけません。ここでは詐欺SMSの詳細と、「開いてしまった後」の対処法を詳しく紹介しています。手口が巧妙でAndroidとiPhoneでは挙動が違うのも注意が必要なポイントです！ I am out of the office and will have delayed or no response to email. 商品やサービスのご購入・ご利用に関して、当メディア運営者は一切の責任を負いません。, chokotty[ちょこってぃ]｜知る・比べる・やってみるで、ちょっと幸せに。[ chokotty - ちょこってぃ - ]. I will be out of the office on vacation next week, 7/5-7/7. 不在時はメールへのアクセスは制限されますので、レスポンスは遅れるかもしれません。 ＜例文2-2＞ I will be out of the office on vacation next week, 7/5-7/7. いつからいつまで休暇をとりますということを、Outlookなどのメールソフトで自動応答する英語文例をいくつかご紹介します。, out of the office という表現を使います。時制はだいたい以下の2パターンです。, 経験的には I will be out of the office を使う人のほうが多いような気がします。, ただ単に、その自動応答メッセージを書いてる時点から時制を決めるのか、そのメッセージを読んでる人の目線から時制を決めるのかという違いですが、どちらを使っても構わないと思います。. 不在時の応答を自動的に送信するには 2 つの方法があります。 どちらの方法を使うかは、お持ちのメール アカウントの種類によります。 [ファイル] をクリックし、下の画像のうちお使いの Outlook のバージョンと一致する方を選んでください。 I am out of the office Friday 8/11 and returning on Monday 8/14. Copyright © Nikkei Business Publications, Inc. All Rights Reserved. My replies will be delayed from time to time. I will have limited email access during my time away, so responses may be delayed. 次々と編み出されるネット詐欺の新手口。詐欺師は手を替え品を替えてユーザーをだまそうとする。その中で、筆者が特に“巧み”だと感じたのが、不在通知などを装う偽SMS（ショートメッセージサービス）である。最近、筆者にも送られてきた。改めて「これはだまされる」と痛感した。, 「お客様宛にお荷物のお届けにあがりましたが不在の為持ち帰りました。」といった1文とリンクがSMSで送られてくる。メールではなくSMSなのがポイントだ。, SMSなら電話番号が分かれば送れる。宅配便を送る際には、送り先の電話番号を伝票に書くので、宅配業者からSMSが送られても不思議はない。疑うことなくリンクをクリックしてしまいそうだ。, もし通常のメールで送られてきたら、「知らせた覚えはないのに、なぜメールアドレスを知っているんだ？」と疑問に思い、クリック率が下がるだろう。, 偽メールを使って偽サイトに誘導するネット詐欺はフィッシングと呼ばれる。SMSを使った場合もフィッシングの一種だが、メールを使った場合と区別して「スミッシング」と呼ばれることもある。偽の不在通知は、スミッシングにうってつけだといえる。, 2018年中、偽SMSを使う手口は、佐川急便を名乗ることがほとんどだった。同社にとってはいい迷惑だっただろう。, 佐川急便を名乗る手口はテレビや新聞などでも広く報じられた。このため少し前から、別の社名を名乗る手口が出始めた。その1つが、日本郵便を名乗る手口。その偽SMSが、筆者のスマートフォンに送られてきた。, 送られてきて実感した。だまされて当然だ、と。予備知識がなければ、疑うことなくリンクをクリックしてしまうだろう。, SMSの内容は、佐川急便を名乗る手口と同様に、不在通知とURLである。URLは「Japan Post（日本郵便）」を連想させる「jppost」にハイフンとアルファベット2文字をつなげたもの。受信時にはアクセスできたが、現在（2019年7月25日時点）ではこのURLは無効になっている。, 「とうとう自分のところにも送られてきたか」と、なぜか感慨にひたりながらURLのリンクをクリックした。すると、筆者のiPhoneには、Apple IDとパスワードの入力を要求する画面が表示された。, この記事は会員登録で続きをご覧いただけます。次ページでログインまたはお申し込みください。, チームや会社のメンバーで日経クロステックを体験してもらうために、30日間無料キャンペーンを実施しています。申込期限：12月11日まで, 2020年11月24日（火） 14：00～17:25 2020年11月25日（水）14:00-17:25, 2020年10月1日に起こったシステム障害と、過去の東証関連記事をまとめました。最新情報を随時追加します。. I will have limited access to email, therefore my responses will be delayed. 超氷河期を生き抜いた先輩にアドバイスを求めた。. chokotty[ちょこってぃ] | 知る・比べる・やってみるで、ちょっと幸せに。, 不在通知やお問い合わせの応答における、自動返信メールの書き方を知っているでしょうか。この記事では自動返信メールの例文やテンプレートをまとめています。自動だからといっておろそかにすると、イメージの悪化につながる可能性がありますので、いちどご覧になってください。, 自動返信メールの例文1つ目は、一般的な自動応答の返信です。例えば会員登録などの確認メールなどであれば「このメールは自動返信しております」という断りを初めに書きます。そしてそのあとに「～ありがとうございます」というお礼と場面に応じた用件をメールに書くのがいいでしょう。, 実際に例文として書き起こしてみると「このメールは自動送信されています。このメールに返信をして頂いてもご連絡できませんのでご了承ください。この度はご登録ありがとうございます。会員登録が完了いたしましたので、引き続きサービスをお楽しみください」という感じになります。内容は要件に応じて変わるでしょう。, 自動返信メールの例文2つ目は、一般的なお問い合わせに対する返信です。例えばお問い合わせの内容に対し、まず「このメールは自動返信しております」という断りをはじめに書き「お問い合わせありがとうございます」というお礼と、もらった問い合わせ内容に対し「改めて連絡させて頂きます」と書きます。, 実際に例文として書き起こしてみると「このメールはお問い合わせして頂いた方へ自動返信しております。お問い合わせありがとうございます。お問い合わせの内容についての返信は、改めて担当からご連絡いたしますので、しばらくおまちください。」という感じになります。文末に問い合わせの控えもあると丁寧でしょう。, 自動返信メールのよくない例1つ目は、自動だからと機械的な文章で書くことです。自動返信のメールといえども丁寧さは欠かせません。実際には機械が自動で送信しているメールではありますが、読み手の感覚では、人が書いたメールと扱いは変わりません。なので無機質・無愛想なメールだと印象が悪くなるでしょう。, 悪い例を挙げてみると「このメールは自動返信です。お問い合わせのメールに対する返信は、時間がかかりますのでもうしばらくお待ちください。」という感じです。時間をかけて書いたメールに対し、先ほどの短く無機的なメールと、愛想のいい血の通ったメールのどちらの返信の印象が良いかは言うまでもないはずです。, 自動返信メールのよくない例2つ目は、文末に署名を書いていないことです。ビジネスメールにおいて署名は必須です。自動返信でも同じことで、通じる連絡先などを書いておくのがマナーとなります。自動返信だと勝手が違うので、署名を書く意識が希薄となりますが、記載したほうが丁寧です。, また、どうしても相手方が連絡したいことがある場合も想定して、連絡のつくアドレスや電話番号を書いておく方がいいでしょう。自動返信のメールを一方的に送って、連絡を取る手段がないというのは、場合によってはトラブルになったり相手が不便な思いをする可能性があります。, 自動返信メールのよくない例3つ目は、お問い合わせの控えを自動返信に載せてないことです。自動返信のメールの最後の方か途中に、お問い合わせの文面を控えとして載せておくと丁寧です。必須というわけではありませんが、送り主自身が何を問い合わせたのかを確認できて便利という利点があります。, また、自動返信のメールに問い合わせ内容を記載するメリットはほかにもあります。控えを記載しておくことで、前に聞いた内容を確認できます。つまり、送り主が以前問い合わせで聞いたのに、忘れてしまってもう一回聞いてしまうというムダも減らすことができます。, 会社によっては情報流出やサーバーの負荷の観点から禁じている場合もあります。メールやり取りが多い場合、すべてに自動返信するとサーバーに膨大な負荷がかかります。また、署名や送り主のメールアドレスから連絡先などの情報が漏れるリスクがあり、自動返信の利用を禁じているところもあります。, 自動返信メールの例文・テンプレート1つ目は、休みでの不在通知連絡です。作成するポイントは、いつからいつまで休みなのか、急ぎの場合はどこに連絡するといいのかを文面に記載しておくことです。, 例文を実際に書き起こしてみると「このメールは自動返信です。誠に申し訳ありませんが、休暇のため〇月〇日～〇月〇日まで不在にしております。恐れ入りますが御用がある方は、休暇明け以降の返信となりますのでご了承ください。なお急用がある方は、弊社○○までご相談をお願いいたします。」という感じになります。, 自動返信メールの例文・テンプレート2つ目は、出張での不在通知連絡です。休暇のときと同じく出張で対応できなくなる期間の記載と緊急の連絡先を載せておきましょう。, 例文を実際に書き起こしてみると「このメールは自動返信です。誠に申し訳ございませんが、出張中のため○月〇日～〇月〇日までは返信できません。恐れ入りますが、出張が終わってからの返信となることをご了承ください。なお緊急の場合は弊社○○までご連絡をお願いします。」という感じになります。, 自動返信メールの例文・テンプレート3つ目は、注文に対する応答です。顧客や取引先からの注文があった場合の自動応答メールでは、注文や支払い内容に誤りがないか、こちらが承った内容を記載しておくことが重要です。次に実際に書き起こした例文を見てみましょう。, 「こちらのメールは自動返信となります。この度はご注文ありがとうございます。ご注文の内容をご案内させて頂きます。間違いがないか今一度ご確認ください。今回のご注文内容は以下の通りです。（注文日時・名前・商品名と個数・金額・支払方法など）ご注文内容に不備がありましたら至急ご連絡ください。」という感じです。, 自動返信メールの例文・テンプレート4つ目は、求人・応募に対する応答です。応募に関する自動返信では、記載する内容もあまりなく簡素なものになりがちですが、相手が顧客になる可能性も考えると、丁寧に書くほうが印象がいいでしょう。, 例文を実際に書き起こしてみると「○○様（応募者の名前）このメールは自動返信です。この度は○○（会社名）の求人にご応募頂きありがとうございます。提出資料をもとに書類選考を行います。合否に関わらず〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちください。」という感じです。, 自動返信メールの設定方法1つ目はOutlookです。ソフトウェアに自動返信の設定ができる項目があります。主に不在時に自動で応答する仕組みがあり、日付や時間を指定して利用します。, 具体的な設定方法は、Outlookのソフトウェアを開き、ファイルタブをクリックします。そして情報というメニューを開くと「自動応答（不在時）」という項目を選択します。次に「自動応答を送信する」にチェックを入れ、自動応答のメッセージや期間を指定すると完了です。, 自動返信メールの設定方法2つ目はGmailです。グーグルのメールサービスでも自動応答を設定することができます。Gmailはパソコン版とスマホ（Iphone）版がありますが、どちらでも不在時の自動返信の設定をすることが可能です。, 具体的な設定方法は、まずGmailを開きます。設定（歯車マーク）を探して開きます。設定の項目が出てきたら、その中から不在通知を探し、有効にします。開始日と終了日、自動返信のメッセージ内容を設定するところがあるので、入力すれば完了となります。, 自動返信メールの設定方法3つ目はGoogleフォームです。質問や意見などをフォームから募集できるグーグルのサービスです。Googleフォームから送信されたメッセージに対して、自動返信することができます。, 具体的な設定方法は、まずGoogleドライブの新規ボタンを開き、その他のメニューからGoogleフォームを選択します。入力項目を埋めてフォームと回答を保存するスプレッドシートを作ります。シートのツールメニューからスクリプトエディタを選択し、スクリプトを入力して完了となります。, スクリプト自体はコピーペーストで利用できるよう、公開してくれている方々がいるので、調べて使わせて頂くのが良いかと思われます。例えば以下のサイトで、詳しい手順とスクリプトが公開されています。, 異常が自動返信メールの例文やテンプレートでした。出張や休みで不在にする場合は自動で通知するように設定しておくと、相手に無用な心配を抱かせず親切でしょう。また、応募や注文などで自動返信を利用し、通知を送ることで間違いや行き違いを防ぐことができます。Gmailなどでも使えて便利な機能です。, この記事のほかにも、知っておくと役に立つビジネスメールの書き方や例文についてまとめています。よろしければそちらも併せてごらんください。.
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