・業務効率化 ○○処理ミスによる修正作業を、○○をすることにより、発生させない。, ⑤ スケジュール化する。 私も数年前まで経理部にいましたが、会社で数字を意識していませんでした。(それはそれで大きな問題だろ), でも、逆に考えてみると数字が得意になると、あなたのキャリアアップにとてもプラスになるってことですよ。, 大半の事務職の方が数字を苦手としているなら、自分が数字を得意にすれば際立ちますからね。, なので、目標設定で数値化するべきだというのがとても大事だということを紹介していきます。, 私自身、特別昇格に興味があるわけではないですが、人には頼られたい生き物なので仕事を頑張っています。, その事務職という中で、目立つための方法として『目標設定の数値化』が本当に素晴らしいものというのを実体験を踏まえて紹介させてもらいます。, 会社というのは他の人じゃ誰もできない仕事をやっている人、つまりオンリーワンという人材を非常に重宝します。, 事務職の場合だと、自社製品を売ったり、新製品を開発することはできないので別の目立つアピールが必要になってきます。, ただ、いきなり今まで数字を使ってこなかった人が、『数字を意識してアピール』とか出来るはずがありません。, 事務職は特に他の人と差がつきにくいので、しっかりと自分がしてきたことを上司にアピールする必要があります。, 当然、どちらも1,000通を送付するのですが、おそらく２つ目の方が印象がいいですよね？, やはり『1,000』という具体的に数値化をすることでこの目標がすごい印象になりませんか？, 目標設定を数値化する事で、大変さが伝わり、いつもやっている仕事でも評価の対象になりやすいです。, あの有名なソフトバンクの孫さんも、数値化するには徹底的にこだわりを見せていることです。, どうしてもこの案件を偉い人に通したいと思った時に、失敗するパターンとして多いのが『感情的に訴える』ということらしいです。, どれくらい助けになって、どの程度効果があるのかが聞いた人によってバラバラなので経営陣も判断できません。, 一般社員の場合、さすがに経営陣のことまで考えて目標を設定する人はいないとは思いますが、少なくとも上司は経営陣を意識して仕事を行っています。, 数字を意識して仕事をしている上司に対して、あなたが目標設定を数値化するというのは非常に上司の手助けとなるわけです。, あんまり大した仕事をしていないという人でも目標を数値化する事で、全然違う印象になりますよ。, やはり、上司は部下を評価しないといけないので目標の進捗状況がとても気になるわけですね。, ただ、その際私は必死で今まで行ってきた仕事の内容を話すわけですが、なかなか伝わりませんでした。, と聞き直され、上手く話すことができず、完全に呆れられました。（上司は顔には出していませんでしたが、呆れられた！って雰囲気で感じました。）, 最終的には来年の３月の時点で、上司があなたの目標が達成できているかチェックするとは思いますが、上司はあなたが本当にこの目標が達成できるのかが不安なわけです。, また、あなたが最終的に評価されるのは３月でも、会社が『社員の評価は半年毎に行う』ということが多いとは思います。私の会社でもそうです。, そのため、少なくとも半年毎には目標の進捗がわかるような報告を上司にしなければいけません。, 目標設定の際にしっかり数値化できていれば、このように進捗状況が非常にわかりやすく、上司も安心してあなたを評価することができるようになります。, これはさらにワンステップ先の話にはなりますが、仕事を進めて行く上で、大体のことを数値化できるようになります。, 目標、進捗率で数値化することを意識していると通常の業務でもフト勝手に数字が浮かんできます（笑）, 無駄な会議の人件費だったら、２０人参加、偉い人もいると想定して平均時給5,000円、２時間の会議と仮定します。, 結構このような考え方は大切で、自分の仕事の無駄な部分が浮き彫りになって、それを削減して早く仕事を終わらせるといった行動が取れるようになります。, 数値化することで、話の説得力が増すだけではなく、自分の無駄なものも見つけられる可能性があるわけですね。, ただそれでも数字に抵抗がある人はとっつきにくいかと思いますので、そのような人にも数字を積極的に使ってもらえるようにオススメの方法をふたつ紹介します。, 冒頭で冗談混じりで話しましたが、事務職の人が目標設定を数値化していたら本当にかっこいいです。, これはソフトバンクの元室長である三木雄信さんが書かれた本で、ソフトバンク時代に実践してきた数値化の方法が具体的に書かれております。, スピードが命のソフトバンクならではの意識の高さがまたリアルで非常に参考になりました。, また、数値化することにより、無駄な仕事も削減してきたので、残業も減り、早く帰れるようになりました。, 数値化することは本当にいいことばかりで、他の事務員との差別化を図るには一番手っ取り早いかと思います。, 少しでもこの話を興味を持ってくれた方がいれば、すぐにでも実践して数値化に取り組んで欲しいです。, まずはハードルの低い目標設定から数値化を行い、ワンランク上の事務職を目指しましょう。, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。, ３０代前半、大手企業で事務職員として働いており 永遠の事務職員希望のふぇっちゃんです。, 昨今の働き方改革で大いに影響が受けそうな事務職ですが正直、まだまだおいしい仕事です。, これから事務職を目指す方も、すでに事務職の方もオススメ要素が盛りだくさんのブログなので、普段の仕事でも面接でもどんどん自分の物にしちゃて下さい。, また、事務職でなくても、日常誰でも発生する『雑務』をキーワードに様々な内容を書いていきますので是非ご覧ください。 雑務でストレスを溜めるなんて人生損していますよ！. このことに気付き、サポート役としてスムーズに会社で立ち回れる事務職は、頼れる存在なのです。, 数字で達成度が分かる営業職と違い、仕事のスキルの評価が難しいのが事務職です。作業の一つ一つはさほど難しいものでないため、事務の仕事など誰でもできると思っている人もいるかもしれません。しかしやり方次第では随分と差がつくものなんですよ。, 営業系のアシスタントには以下のような「顧客満足」などの目標を 1.自分の将来的な営業事務像をイメージする 2.具体的に何をどうするかをsmart ・人為的ミスをどう減らすか せっかくならモチベーションアップにつながるような目標を立てたいものの、ゆっくり考える時間すら取れないこともままあることです。, 大丈夫です。目標の立て方を一度身に着けてしまえば、求められているような内容を、しかも時間をかけて悩まなくても目標として設定できるようになります。, 目標を立てる際に、そもそも何を目標にするかを悩むことも多くないですか。あれこれ考えだすと、あっという間に時間が過ぎていきます。, ですが、せっかく目標を立てるならいい加減なものではなく、自分の評価に繋がったり、周りに貢献できるような実のある目標がいいと思うのも人情です。, こちらでご紹介する方法はステップに沿って考えていくだけなので簡単に適切な目標を決めることが出来ますよ。, 自分の理想の営業事務を想像してみてください。将来こんな営業事務になりたい、今の職場にこんな人がいたらいいな、など漠然としたイメージで結構です。, ・ミスの削減・作業スピード・営業のサポート・目標数字への貢献・ヒューマンスキル・調整力・スケジュール管理能力, 先に方向性のイメージができると、あとは理想の営業事務像と自分のギャップを埋めていく目標を立てるだけになるので、方向性が早く定まりやすくなります。, また、自分のイメージで思い浮かんでくる職場の素敵な営業事務像には、自身の職場ならではの仕事内容や課題が反映されます。, 例えば、「ミスがない人がいい」と思い浮かべたときには、その裏に「ミスの修正で時間を取っている」や「営業資料の作成ミスが多く顧客満足度を下げている」などの隠れた課題があります。, 前述のように複数の方向性が出てきたとしても、一度にすべてを目標と定めるのは現実的ではありません。自分の出した方向性を一つ一つ眺めてみてください。そして自分に問いかけます。, ・この分野を改善できると、やりがいに感じるものはどれか？・この能力を伸ばすことが出来たらわくわくするような事務作業はどれか？・この項目で新たに何かが出来たら皆に喜んでもらえそうなことはどれか？, 自分はミスを減らせたと思っていても、意地悪な(笑)上司に「ミスを減らすといったけど、前も間違ってたし、こないだも間違ってたよね？」と言われたら言い返せませんね。, OK例の目標であれば、次回の目標設定時に前回の目標は達成したのか未達に終わったのかが客観的にわかります。また、パーセンテージで表すことで、月ごとの振り返りや次月の対策にも役に立ちますよ。, 学生時代から「テストまでにこの範囲を理解する！」「夏までに○キロ痩せる！」など、期限を決めて取り組むことには皆さんも慣れているのではないでしょうか。, 仕事も同様です。目標には期限を切りましょう。上期や下期ごとに目標を設定するのであれば半年、１年ごとに目標を設定するのであれば１年を目標にします。, 目標を設定してはみたものの、達成までの道のりが全く想像がつかないという状態であれば、目標設定自体を見直さなければなりません。, 絵にかいた餅にしないためにも、その目標に対して自分はどう行動をするかを考えましょう。, （なぜ？で問う）「なぜそのミスが起こるのか？」「なぜその仕事に時間がかかるのか？」「なぜ営業マンはこの提案書をあまり使わないのか？」（どうやって？で問う）「どうやってそのミスを減らそうか？」「どうやってその仕事にかかる時間を短縮しようか？」「どうやったらわかりやすい提案書になるんだろうか？」, 向上心の高い方は、方向性から絞り込みを行うときにあれもこれも捨てがたく感じるはずです。多くても３つまでと決めておいてください。, 目標が３つ以上あるという場合は、その中から自分の成長やキャリアアップにつながる目標を優先してピックアップすることをおすすめします。, また、方向性や目標だけでなく、目標達成のためのアクションも、たくさん設定しすぎてしまうとすべてやりきれない可能性もあります。, 時間は有限です。やりたいことや目標がたくさんあるのはいいことですが、一度に達成できる目標は限られています。あれもこれもと目標を作りすぎないようにしましょう。, 達成が難しい目標ではなく、段階を踏んだ内容にするとモチベーションも上がりやすくなります。ダイエットも、いきなり「１か月で10キロ！」という目標だと挫折してしまいがちですよね。, 皆さんの職場ではいかがでしょうか。自分である程度自由に目標設定ができますか。それとも、明確な評価基準が定められていますか。, 評価基準が開示されている場合に目標の「方向性」を自由に決めてしまうと、会社から求められている役割とずれてしまうかもしれません。, 例えば営業事務の評価基準が「営業へのサポート」重視の会社で、自分はせっせと独自にミス削減に取り組んでいたとします。, その場合はいくら自分の目標が達成できたとしても「協調性のない営業事務」だとみなされてしまう恐れもあります。, 会社も、営業事務がその方面の目標に取り組んでくれたら何らかの効果が出ると期待して評価の基準を決めているはずです。, 会社から求められている役割がわかっている場合は、その「方向性」を含めた複数の目標を用意できるといいですね。, 実はいままでご説明してきた目標設定の方法や具体例などは、SMARTの法則を使っています。, 方向性が間違っておらず、上司がこのSMARTの法則を知っているなら、提出した目標がとても考えられたものであることを察してれるのではないでしょうか。, ではSMARTの法則を５因子「Specific」「Measureble」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」に分解してみていきましょう。, SMARTの法則を使った目標は、具体性をもったものになります。先ほどの例でいうと「ミスの削減」といった方向性から、「申込書の提出不備のミス」という具体的な目標を導きます。, 目標が「ミスの削減」のように抽象的なままでは、達成する具体的な行動も抽象的になりかねません。, この英単語には測定可能という意味があります。目標の達成基準は、体感としての達成感ではなく、客観的にみて達成したかどうかです。, 「ミスが減りました！」ではなく「ミスが30％から10％になりました！」と報告できるように 、自分の立てた目標を測定するのに適した指標を用意する必要があります。, 続いてのAは達成可能であれという意味です。軽くまたいで超えられる目標でも不適切ですが、背伸びしてジャンプしても届かないような目標でも同様です。, 現在、ミスが30％ある状態で、いきなりみんなに共有できるミス削減のマニュアルが作れるか？ということですね。, たとえ今までの「S」「M」「A」をクリアしていても「毎日元気に挨拶！○Hz以上！」のような目標だと、それは評価や自分のスキルアップにつながるでしょうか。, 一方でステップ１で行ったような方向性のイメージや自分への問いかけを先に行っておけば、「ミスを減ら」せば「自分の成長につながる」という、自分にとっての利益を見出せます。, 最終目標「ミス削減につながる仕組みのマニュアルを作る」が先に浮かんでいるのなら、３段階で目標を立ててしまうのもいいかもしれませんね。, 「３年後までに最終目標を達成する」そのために「今年度決算までに自分のミスを10％まで減らす」というような目標が設定できます。, 今までご説明してきた目標設定の方法で、ご自身の目標を立てることを強くお勧めします。, テンプレを丸々使うよりも自分自身のモチベーションアップにもつながりますし、その事業所に適した目標が立てられるからです。, 念のため目標管理シートの記入例もご参考までに見て頂けるようご用意しています。目標の具体化や行動の内容などの切り口が面白いです。, 毎週、目標進捗を共有するメールを作り称賛する内容を送信することで、営業達が高いモチベーションで行動できるようにする, 第一四半期までに過去のカタログ発注動向を分析することで、カタログの在庫切れを半減させる, ３か月ごとに営業資料をチェックして最新の内容に修正することで、新しいお客様の獲得数アップに貢献する, 今年度いっぱい、顧客情報流出防止についての具体的手法を周知徹底するために、ミーティング中での定期的な啓蒙を企画する, 1.自分の将来的な営業事務像をイメージする2.具体的に何をどうするかをSMARTの法則を利用して決めていく, 営業事務で頑張っている私の友人も「営業は目に見える数字があっていいなあ」と言っていました。, 皆さんもこの方法に則って目標を定めていくと、きっと自分の成長につながるプランが立てられるはずです。, 皆さんの理想の営業事務像に、今年より来年、来年よりその翌年、近づいていけることを応援しています。, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。, あらゆる営業のノウハウについて考えるWEBメディア「営業広場」はLIST TRAINが運営しています。, ミスが少なくなると時間が浮いて、もっと他の仕事も任せてもらえるかもしれないなあ。今回は【ミスの削減】を目標にします！, 申込書の不備の多さで前に一度注意を受けたことあるなあ。じゃあ私は【申込書の提出不備の件数が先月は30％代だったので、10％に減らします】！, 確かに！期限を決めていないと目標を立てたことすら忘れそう！【次の決算までに】申込書提出の不備を30％代から10％に減らします！, 私すっごく見落としするんですよね…。特にここの項目。だから【申込書提出前に、チェック時はこの項目を指差し確認】します！, うん。ちゃんとなぜミスが発生するのか？どうやってミスを減らすのか？が考えられているね。これで提出する目標ができたよ！, はい！私は【決算期までに、申込書提出の前に見落としやすい項目の指差し確認をすることで、現状30％の書類不備発生率を10％まで減らします】！, あとは理想の営業事務像と自分のギャップを埋めていく目標を立てるだけになるので、方向性が早く定まりやすくなります。, 軽くまたいで超えられる目標でも不適切ですが、背伸びしてジャンプしても届かないような目標でも同様です。.
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