この方法を使えば、一発でデータのオーナー権限を譲渡することが可能です。 [移行元］リストから［Gmail］を選択します。 所属組織のデータのアーカイブや電子情報開示のニーズに対応できます。, 退職者のデータを引き続き Google Vaultで保持する場合、G Suite管理者はそのユーザーのアカウントを削除ではなく停止にする必要があります。 認証コードは、生成後10分間のみ有効です。また、一度使用した認証コードは無効になります。, 万が一、G Suiteのアカウントを削除した後にデータが消えてしまったことに気づいてしまった！というアクシデントがあってもご安心ください。 No reproduction or republication without written permission. ということがないよう、G Suiteの管理者や利用メンバーはトラブルに備えておく必要があります。, チームでファイルの共有や、共同編集ができるGoogle ドライブ。導入している企業にとっては、もはやビジネスに欠かせないツールなのではないでしょうか。 データ移行サービスから「メールの表示と管理」の権限を求められたら、[同意］をクリックします。 停止したアカウントのメールデータは保持されますが、アカウント宛のメールは受信できなくなります。ただし、停止アカウントはアクティブなアカウントと同じく料金がかかります。, G Suiteのアカウント削除に伴うデータ移行の方法を紹介してきましたが、そのほかに普段から共有ドライブを運用しておくという方法もあります。 G Suite Basicでは利用ができませんのでご注意ください。, 共有ドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。 [メールの移行］画面で次の設定を行います。 このように共有ドライブを作成して運用すれば、ファイル作成者のGoogle アカウントを削除してもファイルが消えないのが特徴です。, 組織のメンバーの退職は常に起こりえることです。 ここにファイルを保存しておけば、チームのメンバーはいつでもどこでもファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスを簡単に行えます。 共有ドライブ内に作ったファイルはすべて共有ドライブがオーナーとなります。 社内のメンバーが受信したメールを他の人に移行させるケースはあまりないかもしれませんが、引継ぎ等の特別な事情がある場合で利用が想定されます。, 3. 注: この変更が反映されるまでに、最長で24時間ほどかかる場合があります。, これで削除されてしまったファイルを復元することが可能になります。 [接続］をクリックします。データ移行サービスが、移行元の G Suite アカウントの検出を試みます。, 4.［移行の開始日］と［移行オプション］で、デフォルトのオプションをそのまま使用するか、移行不要のデータを除外するかを選択します。, 6.データ移行のページに遷移したら、黄色い追加アイコン にカーソルを合わせて、アイコン をクリックします。, 7.メールの移行設定を開始します。 また、すべてのユーザーのカレンダーと予定の詳細に対しても完全なアクセス権があります。, ここでは、特権管理者がデータ移行サービスを利用して退職者のGmailをほかのユーザへ移行する方法について書いていきます。 共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームに属します。メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続きそのファイルを使用して作業することが可能です。, 1.Google ドライブを開いたら、左側にある［共有ドライブ］をクリックします。, 共有ドライブを作成したら、参加するメンバーを招待しましょう。 ステップ 2: メールアドレスを変更する. このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。, 「Google Team Drives」をセットアップ--グーグルのチーム向けサービスでファイル共有, グーグル「G Suite」が備えた「エンタープライズ級」の管理機能--機密データ保護を強化, グーグル「G Suite」の新機能--自然言語処理の活用や「Slack」との連携も, MS「Power Virtual Agents」--チャットボット作成を容易にするノーコードツール, 「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版（1）, 「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版（2）, 「Google Drive」の特定フォルダだけをローカルに--「Backup and Sync」を使った同期, 「Raspberry Pi 4」のライバル「VIM3L」--約60ドルで「Android 9 Pie」をサポート, ラズパイ4搭載PC「Raspberry Pi 400」--コンパクトなキーボード一体型, 慶大SFC、コンピューター教室をPCレスに--Dropboxで学生のBYODを支援, Emotetへの感染を導く攻撃メールが多数報告！侵入を前提に対応するEDRの導入が有力な解決策に, 偽装ウイルスを見抜けず水際対策の重要性を痛感！竹中工務店が実施した2万台のPCを守る方法とは. 詳しくは下の図もご参照ください。, 9.［承認］をクリックし、元のメールボックスのメールアドレスでログインしてください。 Copyright © 2017 初めての情シス日記 All Rights Reserved. 外部メールサーバの場合でも同様に保管、管理の方法は検討が必要です。 Gmailだって例外ではありません。だってメールですから。 GSuiteでこれを管理するために必要なサービスがGoogleVaultです。 … G Suite管理者は、孤立したカレンダーの予定が発生しないようにするために、ユーザーを削除する際に以下の手順を踏むことをおすすめします。, 4.ユーザーの詳細ページに遷移したら、[その他］を選択し、次に［ユーザーを削除］をクリックします。, 5.この画面でカレンダーの予定のオーナー権限を譲渡します。［カレンダー］のチェックボックスをオンにしましょう。 退職後の退職者宛のメールを上司や同僚に転送してほしいという希望があれば転送設定を行う, ドライブの中身は予め用意した退職者用のチームドライブに保管するが、上司や同僚から移管してほしいという要望があればオーナー権限を譲渡する. 移行元の G Suite アカウントの役割アカウント情報を入力します。これは、G Suite管理者のメールアドレスとパスワードです。 手軽にファイルを共有できて共同編集ができるGoogleのツールですが、組織のメンバーのG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こると思いますか？ 従業員約300名規模、都内に2拠点、地方に4拠点の会社（非IT業種）で上司と2名体制。, 4月に社内提案したグループウェアのG Suiteの移行が完了し、稼働も安定してきたが、約1ヵ月半の間に数名の退職者が出たことを受け、とても大事なことを決めていなかったことに気付かされるのであった。, G Suiteへの移行を行ってから1ヶ月強が経ち、問い合わせも減りだいぶ安定してきました。, 今日はその中でもとても大事な部分である、退職者が出た時の対応について紹介したいと思います。, さて、退職者が出たらG Suiteに限らず、退職者が退職後にそのアカウントにログインして社内リソースにアクセス出来ないようにするのは、アカウント管理の基本中の基本ですよね。, とはいえ、すぐにアカウントを削除してしまうと、残された人がその人に関するメール等の情報が確認出来なくなって困ってしまうなんてことも多々ありますよね。, 私がいる会社では、暫定的ではありますが、G Suiteに関しては以下のような対応を行っています。, まず、パスワードをリセットしておけば家に帰って他の端末でログインしたり出来なくなりますよね（もちろん端末やIP制限とかしていればその心配は薄れるんですが・・・）。, 私がいる会社は私物を使用しているため、必ず端末管理のアカウントワイプを行っています。, これまた会社端末でしかログイン出来ないようにしているところであれば、会社端末を回収すれば終わる話なんですがね・・・, 管理コンソールにログイン→「ユーザー」→退職したユーザーアカウントを選択→「パスワードを再設定」→「リセット」, ※この後のステップで退職者のアカウントでログインをするため、パスワードは自動的に生成せず自分で指定するとよいでしょう。次回ログイン時のパスワード変更の要求もしないようにしています。, G Suite管理コンソールから、「デバイス」→対象のデバイスを選択→「アカウントをワイプ」, ちなみに、後半で説明しますが、アカウント自体は一定期間残すため、その間はメール機能等を活かすためにライセンスはそのままにしておきます。, しかし、移管先のアカウントでの作業が必要になるため、希望があった場合は手順を作成して作業をしてもらうようにしています。, 退職者のアカウントでG Suiteへログインを行う（上記でリセットしたパスワードを使用する）。, Gmailを開き、「設定」→「POP/IMAP ダウンロード」→「すべてのメールでPOPを有効にする」→「変更を保存」, 同様に退職者のアカウントでログインを行い、アカウントを選択し、「Googleアカウント」→「セキュリティ」→「安全性の低いアプリのアクセス」の「アクセスを有効にする」, ユーザーにとってはあまり簡単な作業ではないため、しっかり手順化したうえで作業を行ってもらうようにしましょう。, 引越し先のアカウントでログインし、Gmailを開く（パスワードを事前に引越し先の方へ伝えておくこと）。, 2つ目はおそらくチェックしないと動かない、3つ目4つ目はどちらでも可であるが、チェック推奨。, 移管がうまくいくと、新たに退職者のメールアドレスのラベルが作成され（上記で3つ目のチェックボックスをチェックしていた場合）、そこに退職者の過去メールが入っています。, 基本的に、会社を辞める際はこれまで連絡を取り合っていた主要な取引先や顧客に対しては伝え、今後はここに連絡をしてください、という引き継ぎ業務を行うのが普通です。, とはいえ、引き継ぎが完全にいかなかったり、主要な取引先や顧客ではないという理由で引き継ぎを行っていなかったなんてことから、退職しているにもかかわらず、その人へメールが届いてしまうなんてこともあるものです。, それが貴重なビジネスチャンスになるようなメールだったら、対応が遅れたり取りこぼすなんていうことは避けたいという意見もあって当然です。, 管理コンソールにログイン→「アプリ」→「G Suite」→「Gmail」→「デフォルトの設定」→「設定を追加」, 「1.一致するエンベロープ受信者の設定」のプルダウンで、「1人の受信者」、「宛先」に退職者のメールアドレスを入力, 「2.エンベロープ受信者が上記と一致している場合」の「受信者を追加」にチェックし、「受信者のアドレス」に転送先のメールアドレスを入力, 「3.オプション」の「この操作は認識されないアドレスと認識されたアドレスに対して実行します」にチェック（これを選択していないと転送が正しく実行されないため注意）, この転送設定は、退職時のみでなく長期休暇といったシーンでも使うことができるので、覚えておくといいでしょう。, 予め専用のチームドライブを作成しておき、その中で退職者ごとにフォルダ分けをし、その中に退職者のドライブの中身を突っ込んでおくという方法です。, 管理コンソールにログイン→「アプリ」→「G Suite」→「ドライブとドキュメントの設定」→「オーナー権限を譲渡」, 「新しいオーナー」：移管先アカウント（このケースではシステム管理者（本作業実施者）のアカウントを指定）, うまくいくと、移管先のアカウントのマイドライブに、退職者メールアドレスがフォルダ名ができ、その中に退職者のドライブの中身が入っています。, もし上司や同僚のマイドライブに移してほしいという要望があった場合は、「新しいオーナー」で移管先をその人に設定してあげるだけで終わります。, 一定期間残すことが必要であるケースもあるため、今回のような投稿をしていますが、かといってアカウントをいつまでも残すことは管理上も煩雑になるし、ライセンスコストも無駄に発生してしまいます。, もちろんこれが正解ではありませんし、その会社によって最適な運用はあると思いますので、まだ退職者発生時の運用が固まっていない会社の方がこの投稿をもし見ていたら、参考程度に見ていただければと思います。. この方法は、主にGoogle ドキュメント ⁄ Google スプレッドシート ⁄ Google スライド ⁄ Google フォーム ⁄ Google サイトに有効です。, 2.他のユーザーにオーナー権限を移行したいファイルやフォルダをクリックして、[共有］または共有アイコンをクリックします。, 3.［詳細設定］をクリックして、オーナー権限を譲渡したいユーザー名の右にある下向き矢印 ▽ をクリックします。, 前半では退職する一般ユーザーができる対策について書いていきましたが、後半では管理者が行うデータの移行方法について紹介します。, この作業は、G Suiteのサービスを管理できるサービス管理者が行うことができます。 [接続プロトコル］リストから［自動選択（推奨）］を選択します。 移行元の Gmail アドレス（移行元メールボックス）を入力します。, 8.データ移行サービスを承認して移行元メールボックスにアクセスできるようにします。 こちらの記事では、前半は退職するユーザーができる対策、後半は管理者ができる対策に分けてご紹介します。, 退職するユーザーがデータのオーナー権限を実施する場合は、下記の手順で行うことができます。 具体的に、G Suiteのアカウントを削除すると、おもに以下のデータが削除されます。 G Suite(旧Google Apps),Amazon EC2,Google App Engineをお探しなら、サテライトオフィスへ。Google Enterprise Day TOKYOにて、パートナーアワードを受賞いたしました。G Suite(旧Google Apps)の活用セミナーも実施しております。 手軽にファイルを共有できて共同編集ができるGoogleのツールですが、組織のメンバーのG Suite™のアカウントが削除されたらどんなことが起こると思いますか？G Suite™のアカウント削除とともに、大事なファイルもなくなってしまった！ということがないよう、G Suite™の管理者や利用メン … 従業員が退職したら、システム管理者はその従業員が残したデータの処理をしなければならない。ここでは、元従業員の「G Suite」データを移行する手順や、退職者によるアカウントへのアクセスをブロックする方法などを紹介する。 くわしくはこちらをご参照ください。, サービス管理者は、組織内のユーザーが作成した Google ドライブのファイルやフォルダの共有方法を設定できます。 くわしくはこちらをご参照ください。, カレンダーの予定を管理する手順を経ずにアカウントの削除や停止が行われると、孤立した Google カレンダーの予定が残ることがあります。 2019年5月31日以降、「チームドライブ」は名称が「共有ドライブ」に変わりました。この変更で変わるのは名称のみで、ドライブの機能に影響はありません。, 重要：共有ドライブは、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterpriseの各エディションで利用が可能です。 設定の対象となるのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォルダなどのドライブに保存されているGoogleのコンテンツです。 Copyright (c) 2020 ASAHI INTERACTIVE, Inc. All rights reserved. G Suiteのアカウント削除とともに、大事なファイルもなくなってしまった！ 退職者発生時のG Suiteアカウント管理 さて、退職者が出たらG Suiteに限らず、退職者が退職後にそのアカウントにログインして社内リソースにアクセス出来ないようにするのは、アカウント管理の基本中の基本ですよね。 詳しくは次のユーザー管理者が退職者のカレンダーを移行する方法を参照してください。, この作業は、ユーザーの管理ができるユーザー管理者が行うことができます。 ここでドライブとドキュメント、Google+ページのチェックボックスをオンにするとそれらのデータも以降か可能になります。, 6.任意の項目のチェックボックスをオンにしたら、移行先のユーザーのGoogle アカウントを入力します。, 7.最後に［削除］をクリックしたら他のユーザーにデータが移行され、退職するユーザーのアカウントが削除されます。, このタスクを実行するには、G Suiteの特権管理者としてログインする必要があります。, 管理コンソールと管理APIのすべての機能へのアクセス権があり、組織のアカウントのあらゆる側面を管理することができるユーザーを指します。 認証コードをコピーして以下の［認証コード］ボックスに入力します。, 11.［開始］をクリックして移行を開始します。 とても便利なGoogle ドライブですが、組織メンバーのアカウントがG Suiteから削除されたらどんなことが起こるか、しっかりと理解を深めておきましょう。, おそろしいことに、G Suiteのアカウントが無くなると、そのユーザーがマイドライブに作成して共有しているフォルダやファイルは削除されてしまうのです。 その上で、データの損失といった深刻なトラブルが起こる前に、しっかりと対策をたてておきましょう！, 採用担当者必見！Googleしごと検索（Google for Jobs）を活用して採用活動に役立てよう！, もはやPowerPointの代用品ではない！Googleスライドを活用してプレゼンで差をつけよう, G Suite から Google Workspace へリニューアル！ 何が変わる？, ビジネスに最適！ G Suite ユーザーなら押さえておきたい Google Chat 入門, 【2018年版】今更聞けないGoogle ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで, Google サイトは本当に素人でも使いこなせる？ 実際に社内ポータルを作ってみた, rakumo 株式会社 〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階, 【退職者向け】退職するユーザーがGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法, 【管理者向け】G Suite™のサービス管理者がGoogle ドライブで作成したフォルダやドキュメントの権限を譲渡する方法, 【サービス 管理者がGoogle ドライブ上にあるユーザーのすべてのファイルのオーナー権限を譲渡する】. その下のチェックボックスをオンにすると、退職ユーザーが予定の管理者として予約されているカレンダー リソースもすべて解放するができます。 復元がされたらデータのバックアップや、権限の譲渡を速やかに行うようにしましょう。, 重要：Google Valutは、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterpriseの各エディションで利用が可能なサービスです。, Google Valutとは、会社にとって重要な情報を保持し、それを閲覧・検索可能な状態にするサービス。 Andy Wolber （Special to TechRepublic） 翻訳校正： 川村インターナショナル, 従業員が退職したら、システム管理者はその従業員が残したデータの処理をしなければならない。ここでは、元従業員の「G Suite」データを移行する手順や、退職者によるアカウントへのアクセスをブロックする方法などを紹介する。, 従業員が退職しても、管理者が必要な措置を講じるまで、その従業員の「G Suite」アカウントはアクティブなままだ。電子メールはこれまでどおり受信箱に届くし、モバイルデバイスも引き続き同期され、元従業員のすべての「Google Drive」ドキュメントで、これまでどおりその元従業員がファイルの「オーナー」として表示される。, G Suite管理者はアカウントの安全を確保し、元従業員のデータを保存するとともに、情報を他のアカウントに移す必要がある。ここでは、複数の組織で成果をあげている5段階のプロセスを紹介する。, Google Cloud が提案する、業務最適化とイノベーションの実現ヒントが盛り沢山！. 退職に伴ってG Suiteのアカウントが削除されたらどんなことが起こるのか、まずは社内でリテラシーを周知することが重要です。 メールアドレスの横にある編集アイコン を選択します。 アカウントで使用する新しいメールアドレスを入力します。別の Google アカウントでまだ使用されていないメールアドレスを選択します。 特権管理者ならアカウントが削除されてから20日後までならアカウントを復活させてデータを復元することが可能です。, 3.［ユーザー］のリストの上にある［フィルタを追加］をクリックし、[最近削除されたユーザー］を選択します。, 6.ユーザーを割り当てる組織部門を選択したら、[復元］をクリックします。
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